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Year-round tax planning is for everyone. An important part of that is recordkeeping. Gathering tax documents throughout the year and having an organized recordkeeping system can make it easier when it comes to filing a tax return or understanding a letter from the IRS.

Good records help:

  • Identify sources of income. Taxpayers may receive money or property from a variety of sources. The records can identify the sources of income and help separate business from nonbusiness income and taxable from nontaxable income.

  • Keep track of expenses. Taxpayers can use records to identify expenses for which they can claim a deduction. This will help determine whether to itemize deductions at filing. It may also help them discover potentially overlooked deductions or credits.

  • Prepare tax returns. Good records help taxpayers file their tax return quickly and accurately. Throughout the year, they should add tax records to their files as they receive them to make preparing a tax return easier.

  • Support items reported on tax returns. Well-organized records make it easier to prepare a tax return and help provide answers if the return is selected for examination or if the taxpayer receives an IRS notice.

In general, the IRS suggests that taxpayers keep records for three years from the date they filed the tax return. Taxpayers should develop a system that keeps all their important information together. They can use a software program for electronic recordkeeping. They could also store paper documents in labeled folders.

Records to keep include:

  • Tax-related records. This includes wage and earning statements from all employers or payers, interest and dividend statements from banks, certain government payments like unemployment compensation, other income documents and records of virtual currency transactions. Taxpayers should also keep receipts, canceled checks, and other documents – electronic or paper – that support income, a deduction, or a credit reported on their tax return.

  • IRS letters, notices and prior year tax returns. Taxpayers should keep copies of prior year tax returns and notices or letters they receive from the IRS. These include adjustment notices when an action is taken on the taxpayer’s account, Economic Impact Payment notices, and letters about advance payments of the 2021 child tax credit. Taxpayers who receive 2021 advance child tax credit payments will receive a letter early next year that provides the amount of payments they received in 2021. Taxpayers should refer to this letter when filing their 2021 tax return in 2022.

  • Property records. Taxpayers should also keep records relating to property they dispose of or sell. They must keep these records to figure their basis for computing gain or loss.

  • Business income and expenses. For business taxpayers, there’s no particular method of bookkeeping they must use. However, taxpayers should find a method that clearly and accurately reflects their gross income and expenses. Taxpayers who have employees must keep all employment tax records for at least four years after the tax is due or paid, whichever is later.

  • Health insurance. Taxpayers should keep records of their own and their family members’ health care insurance coverage. If they’re claiming the premium tax credit, they’ll need information about any advance credit payments received through the Health Insurance Marketplace and the premiums they paid.

    Source: Internal Revenue Service

La planificación tributaria durante todo el año es para todos. Una parte importante de eso es el mantenimiento de registros. Recopilar documentos de impuestos durante todo el año y tener un sistema organizado de registros puede facilitar al presentar una declaración de impuestos o comprender una carta del IRS.

Los buenos registros ayudan a:

  • Identificar las fuentes de ingresos. Los contribuyentes pueden recibir dinero o propiedad de una variedad de fuentes. Los registros pueden identificar las fuentes de ingresos y ayudar a separar los ingresos de los negocios y los ingresos tributables.

  • Mantener registro de los gastos. Los contribuyentes pueden usar registros para identificar los gastos para los cuales pueden reclamar una deducción. Esto ayudará a determinar si desea detallar las deducciones en la presentación. También puede ayudarlos a descubrir deducciones o créditos potencialmente pasados por alto.

  • Preparar las declaraciones de impuestos. Los buenos registros ayudan a los contribuyentes a presentar su declaración de impuestos de manera rápida y precisa. Durante el año, deben agregar registros tributarios a sus archivos cuando los reciben para facilitar la preparación de una declaración de impuestos.

  • Apoyar artículos informados en las declaraciones de impuestos. Los registros bien organizados hacen que sea más fácil preparar una declaración de impuestos y ayudar a proporcionar respuestas si la declaración de impuestos se selecciona para una examinación o si el contribuyente recibe un aviso del IRS.

En general, el IRS sugiere que los contribuyentes mantengan registros durante tres años a partir de la fecha en que presentaron la declaración de impuestos. Los contribuyentes deben desarrollar un sistema que mantenga toda su información importante. Pueden usar un programa de software para el mantenimiento de registros electrónicos. También podrían almacenar documentos en papel en carpetas etiquetadas.

Los registros para mantener incluyen:

  • Registros relacionados con impuestos. Esto incluye las declaraciones de salarios y ganancias de todos los empleadores o declaraciones de los pagadores, intereses y dividendos de los bancos, ciertos pagos gubernamentales como la compensación de desempleo, otros documentos de ingresos y registros de transacciones de moneda virtual. Los contribuyentes también deben mantener los recibos, las verificaciones canceladas y otros documentos, electrónicos o en papel, que apoyan los ingresos, una deducción o un crédito informado en su declaración de impuestos.

  • Cartas del IRS, avisos y declaraciones de impuestos del año anterior. Los contribuyentes deben mantener copias de las declaraciones de impuestos y los avisos o cartas que reciben del IRS. Estos incluyen avisos de ajuste cuando se toma una acción en la cuenta del contribuyente, los avisos de pago de impacto económico y las cartas sobre los pagos adelantados del crédito tributario por hijos de 2021. Los contribuyentes que reciben pagos de crédito tributario por hijos de 2021 recibirán una carta a principios del próximo año que proporciona la cantidad de pagos que recibieron en 2021. Los contribuyentes deben referirse a esta carta al presentar su declaración de impuestos 2021 en 2022.

  • Registros de propiedad o bienes. Los contribuyentes también deben llevar archivos relacionados con los bienes que disponen o venden. Deben mantener estos archivos para calcular su base al determinar ganancias o pérdidas.

  • Ingresos y gastos de negocios. Para los contribuyentes de negocios, no hay un método particular de contabilidad que deben usar. Sin embargo, los contribuyentes deben encontrar un método que refleje de manera clara y precisa sus ingresos y gastos brutos. Los contribuyentes que tienen empleados deben mantener todos los registros de impuestos laborales durante al menos cuatro años después de que el impuesto vence o se pague, lo que sea más adelante.

  • Seguro de salud. Los contribuyentes deben mantener registros de su propia cobertura de seguro médico tanto como la de los miembros de su familia. Si reclaman el crédito tributario de prima, necesitarán información acerca de los pagos adelantados de créditos recibidos a través del Mercado de Seguros Médicos y las primas que pagaron.

    Fuente: Internal Revenue Service